Suatu pengelolaan bisnis dari sebuah perusahaan pastilah membutuhkan yang namanya dokumen fisik untuk berbagai kepentingan, seperti akte pendirian perusahaan, dokumen pembukuan akuntansi perusahaan, data karyawan dan lain sebagainya. Sebuah data tak hanya disimpan secara soft copy atau melalui sebuah perangkat komputer saja, melainkan dengan berbagai kepentingan di dalamnya dokumen fisik pun sangat dibutuhkan pada aktifitas kerja di sebuah perusahaan. 

Dokumen fisik tersebut biasanya diarsipkan agar jika sewaktu-waktu dibutuhkan dapat dilihat kembali. tujuan dari kearsipan adalah untuk menjamin keamanan dokumen agar pelaksanaan, penyelenggaraan suatu bisnis dapat dilakukan secara terpadu. Namun jika terjadi kesalahan pemeliharaan dokumen yang disimpan, maka akan menimbulkan masalah atau resiko yang mungkin saja terjadi seperti rusak dan hilangnya dokumen. 

Pemeliharaan dokumen secara tepat, benar dan terintegritas sangat dibutuhkan di tempat penyimpanan dokumen yang diarsipkan. Sebuah perusahaan biasanya menggunakan gudang penyimpanan untuk mengamankan dokumennya, namun apakah gudang tersebut dapat menjamin keamanan dan keutuhan suatu dokumen ? jawaban atas pertanyaan tersebut ada pada bagaimana cara dalam memelihara dokumen agar tetap pada bentuk fisik yang utuh. 

Cara yang semestinya dilakukan untuk memelihara dokumen fisik agar tersimpan dengan aman adalah :

1.  Ruangan penyimpanan arsip haruslah dijaga tetap kering, bersih, terjaga dari kelembapan, terkena sinar matahari secara tidak langsung, memiliki ventilasi yang merata dan terhindar dari kemungkinan serangan api, air, serangga dan bahaya lain yang dapat merusak kondisi fisik dokumen.

2.  Menggunakan alat dan bahan yang dapat mencegah rusaknya dokumen yang diarsipkan, dan salah satu cara adalah mengadakan penyemprotan dengan bahan kimia secara berkala.

3.  Petugas yang dipercaya harus mengawasi dan bertanggung jawab terhadap pemeliharaan dokumen apakah sudah tersimpan pada tempat atau box yang sudah seharusnya, dan tempat penyimpanan dokumen selalu dibersihkan agar tidak mudah berkarat dan kotor.

4.  Perlunya membuat peraturan yang dapat merusak dokumen seperti merokok di gudang penyimpanan, karena percikan api dapat menyebabkan kebakaran, larangan membawa, menyimpan makanan serta memakannya di ruangan penyimpanan dokumen dan aturan lainnya.

Cara dalam memelihara dokumen tersebut akan dikerjakan oleh pihak yang bertanggungjawab apabila anda menyerahkannya pada perusahaan terpercaya seperti RDS ( PT Reycom Document Solusi ), RDS merupakan layanan penyimpanan dokumen fisik dengan pengelolaan yang terintegrasi melalui sistem kearsipan yang terpadu, sehingga dokumen fisik dari sebuah perusahaan akan tersimpan dengan rapi, utuh dan aman.